Vazamento de dados por funcionários: como sua empresa pode prevenir

Cerca de 1 a cada 5 vazamentos de dados que acontecem nas empresas são causados por funcionários que possuem acesso interno aos sistemas da companhia, sejam eles e-mails, planilhas de documentos ou até mesmo servidores de sistemas e departamentos inteiros.

No conteúdo de hoje, você vai descobrir o que é um vazamento de dados, como eles são causados por funcionários e como você pode evitar que esse tipo de falha aconteça dentro da sua empresa.

O que é um vazamento de dados?

Um vazamento de dados acontece quando informações circulam dentro da empresa, mas acabam saindo do controle. Imagine o combustível de um carro: ele deveria ir do tanque ao motor, mas um furo no sistema faz com que parte vaze pelo caminho. Se alguém mal-intencionado perceber, pode aproveitar para roubar esse combustível.

Com os dados funciona da mesma forma. Por descuido, falhas técnicas ou até más intenções, informações como dados de clientes, documentos e registros internos podem ser expostos ou usados indevidamente, muitas vezes sem que os responsáveis percebam.

Como os funcionários podem causar um vazamento de dados?

Uma das principais formas pela qual informações são vazadas, é por meio de funcionários e colaboradores internos da empresa. No entanto, é importante ter em mente que esse tipo de exposição nem sempre é intencional, mas também, nem sempre é por acidente:

Erros e descuidos de funcionários ao tratar os dados

No dia a dia, os funcionários de uma empresa lidam com uma quantidade muito grande de documentos, planilhas, e-mails, acessos a sistemas, entre muitas outras coisas e, nem sempre, todos eles sabem a responsabilidade que esses dados carregam.

Por exemplo, um funcionário que compartilha uma planilha de clientes em um grupo de WhatsApp da equipe, acredita que essa é apenas uma forma de agilizar o trabalho. No entanto, na realidade essa atitude expõe informações pessoais sem proteção. Já que se um dos membros da equipe for hackeado e tiver o documento no aparelho, ele será exposto.

Outro caso comum é quando o funcionário realiza o descarte inadequado de documentos impressos. Pastas com dados financeiros ou contratos podem parar no lixo comum sem serem destruídas, ficando à disposição de qualquer pessoa.

Erros como esses, não acontecem por más intenções, mas mostram como a falta de treinamento e atenção pode abrir portas graves para a exposição de dados em vazamentos.

Falhas nos sistemas de segurança da empresa

Em muitos casos, os sistemas da empresa têm falhas de segurança que passam uma falsa sensação de proteção. Assim, o usuário pode acreditar que está trabalhando em um ambiente seguro enquanto na prática, está expondo dados e abrindo brechas para ataques externos.

Quando os sistemas de segurança digital não são bem construídos, eles podem ser facilmente burlados, seja por erros internos quanto por ataques externos. Os maiores casos são:

• Servidores mal configurados: quando um sistema ou aplicativo é instalado sem revisar suas configurações de segurança, podem surgir brechas que abrem portas para ataques externos. Além disso, também podem ser uma porta para que o próprio uso deles se torne perigoso ao compartilhar dados sensíveis da empresa e de clientes.
• Falta proteção no login: Confiar apenas em usuário e senha para fazer logins deixa o sistema vulnerável em caso de vazamentos. Usar a autenticação de dois fatores e verificações extras de acesso é fundamental para reforçar a segurança da empresa.
• Softwares desatualizados: as táticas dos hackers evoluem constantemente, e os sistemas da empresa precisam acompanhar esse ritmo. Cada atualização corrige falhas e reforça a proteção dos dados, por isso manter tudo atualizado é essencial para não deixar portas abertas para ataques e vazamentos.
• Falta de monitoramento: monitorar os acessos a sistemas e dados da empresa ajuda a identificar invasões e garante que funcionários não cheguem a informações fora de sua função. É uma forma eficaz de reduzir riscos e evitar abusos.

Nessas situações, o funcionário pode até agir corretamente, mas a falha estrutural da empresa facilita que um erro mínimo se torne um vazamento grave.

Exposição intencional

Mesmo que não seja tão comum quanto as outras formas, não podemos ignorar a possibilidade de vazamentos intencionais. Funcionários insatisfeitos, ex-colaboradores ou até prestadores de serviços terceirizados podem usar os dados da empresa de forma maliciosa.

Isso pode incluir copiar listas de clientes para vender à concorrência, compartilhamento de estratégias comerciais ou exposição de documentos sensíveis em troca de vantagem financeira.

Esse tipo de situação reforça a importância de políticas rígidas de desligamento e contratos que deixem claras as responsabilidades que os funcionários e prestadores de serviço possuem sobre os dados acessados.

Quando o erro interno abre espaço para ataques hacker

Por fim, um ponto de atenção que costuma ser ignorado: muitos ataques externos só acontecem porque encontram espaço nos erros dos funcionários.

Sem treinamento adequado, um funcionário pode clicar em um link de phishing, baixar um arquivo malicioso ou compartilhar dados sensíveis acreditando estar lidando com um pedido legítimo.

Essas falhas não são intencionais, mas sim uma falta de orientação para identificar golpes cada vez mais sofisticados. Nesse cenário, o elo humano acaba se tornando o "atalho" que criminosos precisam para atravessar a segurança da empresa, invadir seus sistemas e roubar seus dados.

Como evitar um vazamento de dados?

Para evitar um vazamento de dados existem algumas medidas de proteção que podem ser tomadas. São elas:

Treinamento contínuo para uso dos sistemas

Funcionários bem instruídos são a primeira barreira contra vazamentos. O treinamento deve ir além de manuais de uso e incluir orientações práticas sobre como identificar golpes, usar senhas seguras, reconhecer e-mails suspeitos e manipular dados de forma responsável. 

Quando esse processo é contínuo, os colaboradores passam a agir com naturalidade diante de situações de risco.

Autenticação em várias etapas

Confiar apenas em login e senhas não é suficiente para proteger os sistemas e dados da empresa. A autenticação em duas ou etapas adicionais são barreiras extras na sua proteção. Essas etapas extras dificultam o acesso indevido mesmo quando as credenciais são comprometidas.

Monitoramento de logins e acessos

Além de controlar quem entra, é importante acompanhar o que cada usuário faz dentro dos sistemas. O monitoramento de logins e acessos permite identificar atividades fora do padrão, como tentativas de login em horários incomuns ou funcionários acessando áreas que não correspondem às suas funções.

Criação de uma cultura de segurança

A segurança digital não pode ser vista como uma responsabilidade única do setor de TI. Ela deve estar presente em toda a empresa. É preciso incentivar que cada colaborador saiba não só a importância de proteger as informações da empresa, mas também a quem recorrer em casos de dúvida e não ter receio de reportar falhas.

Plano para agir em momentos de acidentes

É essencial ter um plano pronto para agir em casos de vazamentos. Esse plano deve mostrar o que fazer, como a empresa e os funcionários devem agir depois de detectar um vazamento de dados. Agir com rapidez nessas horas faz toda a diferença para conter os prejuízos.

Casos de vazamento de dados em empresas

• Vazamento de dados da Samsung
• Vazamento de dados da Shopee
• Vazamento de dados da Amazon
• Vazamento de dados da XP Investimentos
• Vazamento de dados da Microsoft

Conclusão

A segurança digital não depende apenas de tecnologia, mas também da forma como as pessoas lidam com os dados no dia a dia. Criar um ambiente em que funcionários estejam preparados e sistemas sejam bem protegidos é o caminho mais seguro para reduzir riscos.

Com o Davi, você encontra conteúdos diários sobre golpes e segurança digital para manter sua empresa e sua equipe sempre informados e preparados contra novas ameaças.

Perguntas frequentes